راهنمای کامل تنظیم ایمیل در تمامی نسخه‌های Outlook

راهنمای جامع اتصال و تنظیم ایمیل در Outlook

 

 

نرم‌افزار Microsoft Outlook یکی از محبوب‌ترین ابزارهای مدیریت ایمیل در جهان است که توسط شرکت مایکروسافت ارائه شده و در مجموعه Microsoft Office گنجانده شده است. این نرم‌افزار نه‌تنها امکان دریافت و ارسال ایمیل را فراهم می‌کند، بلکه قابلیت‌هایی مانند مدیریت تقویم، وظایف، مخاطبین، یادداشت‌ها و حتی جلسات آنلاین را نیز در اختیار کاربر قرار می‌دهد. در این راهنمای کامل، قصد داریم آموزش تنظیم ایمیل در Outlook را با جزئیات کامل، به زبانی ساده و قابل‌فهم آموزش دهیم. این آموزش برای کاربران تازه‌کار و حرفه‌ای مفید خواهد بود.

نکته تنظیم ایمیل در Outlook : در ابتدا به اطلاع می‌رسانیم چنانچه از این نرم‌افزار برای مدیریت ایمیل‌های خود استفاده می‌کنید ممکن است ارتباط این برنامه با هاست شما در زمان تغییر DNS‌ها ، تغییر IP سایت و یا جا به جایی سرور سایت مانند سرور مجازی امریکا برای مدتی دچار اشکال شود. با توجه به مشکلات این‌ چنینی که برای این نرم‌افزار محبوب وجود دارد توصیه ما استفاده از نرم‌افزار Mozilla ThunderBird به عنوان جایگزین این نرم‌افزار است.

نکته تنظیم ایمیل در Outlook : به صورت کلی توصیه می شود از وب میل مربوط به کنترل پنل هاست خود استفاده نمایید که از طریق مرورگر در دسترس است و نیازی به انجام تنظیمات صحیح نیست و با هر مرورگری سازگار است. برای استفاده از وب میل می توانید از آموزش تصویری ورود به ایمیل اکانت هاست سی پنل از طریق وب میل را به صورت کامل مطالعه فرمایید.

 

چرا Outlook را برای مدیریت ایمیل انتخاب کنیم؟

 

Microsoft Outlook یک ابزار حرفه‌ای برای کسب‌وکارها، سازمان‌ها و کاربران شخصی است. ویژگی‌های زیر باعث شده‌اند تا بسیاری از کاربران این نرم‌افزار را انتخاب کنند:
• یکپارچه‌سازی با Microsoft Exchange و SharePoint
• امکان مدیریت چند حساب ایمیل به‌طور همزمان
• قابلیت Offline Mode برای استفاده بدون اتصال اینترنت
• جستجوی پیشرفته در ایمیل‌ها و فایل‌ها
• امنیت بالا و پشتیبانی از احراز هویت چندمرحله‌ای

 

همچنین نرم افزار Microsoft Outlook بر روی سیستم عامل های مختلف از جمله ویندوز، مک، آیفون و اندروید به صورت رسمی ارایه اما هنوز نسخه رسمی بر روی سیستم عامل لینوکس از سمت مایکروسافت ارایه نشده است.

 

پیش‌نیازها برای تنظیم ایمیل در Outlook

 

قبل از هر چیز، لازم است که:
۱. یک حساب ایمیل بر روی هاست خود داشته باشید.
۲. اطلاعات کامل اتصال به ایمیل شامل hostname سرورها، نام کاربری، رمز عبور، پورت‌ها و نوع پروتکل (POP3 یا IMAP) را در اختیار داشته باشید.

🔔 توجه: مقدار hostname سرور برای هاست های تهیه‌شده از IRPOWER از طریق ایمیلی با عنوان “مشخصات سرویس” برای شما ارسال می‌شود. در صورتی که این ایمیل را دریافت نکرده‌اید یا موفق به مشاهده آن نشده‌اید، لطفاً از طریق سامانه پشتیبانی با ما در تماس باشید.

 

نحوه ساخت ایمیل در پنل‌های مختلف هاست جهت تنظیم ایمیل در Outlook

 

برای ایجاد یک حساب ایمیل می‌توانید از آموزش‌های زیر بسته به کنترل‌پنل هاست خود استفاده کنید:

🔹 آموزش ساخت ایمیل در کنترل پنل پلسک (Plesk)
🔹 آموزش ساخت ایمیل در کنترل پنل سی پنل  (cPanel)
🔹 آموزش ساخت ایمیل در کنترل پنل دایرکت ادمین (DirectAdmin)

 

اطلاعات ضروری برای تنظیم ایمیل در Outlook

 

برای اتصال صحیح و بدون مشکل به ایمیل، باید مقادیر زیر را از بخش اطلاعات سرویس در حساب کاربری خود دریافت کرده و در Outlook وارد کنید:

• Incoming Mail Server (سرور ورودی): مقدار hostname سرور
• Outgoing Mail Server (سرور خروجی): مقدار hostname سرور
• Username: آدرس کامل ایمیل که طبق مراحل قبلی از طریق کنترل پنل هاست ساخته اید (مثلاً [email protected])
• Password: رمز عبور تعیین‌شده برای ایمیل که طبق مراحل قبلی از طریق کنترل پنل هاست ساخته اید
• پورت IMAP یا POP3 و SMTP : به صورت پیش فرض پورت های مشخصی برای هر کدام از پروتکل ها در حالت SSL (امنیت بالا)  و بدون SSL (امنیت پایین) استفاده شده است که البته ممکن است از سمت ارایه کننده هاست شما دستخوش تغییراتی شده باشد که می بایست از ارایه کننده هاست خود استعلام فرمایید، اما برای هاست های تهیه شده از IRPOWER این مشخصات صحیح هستند:

	SMTP	POP3	IMAP
بدون رمز نگاری و SSL	۵۸۷	۱۱۰	۱۴۳
با رمز نگاری و SSL	۴۶۵	۹۹۵	۹۹۳

🔔 توجه: برای آشنایی بیشتر با هر سه پروتکل IMAP و POP3 و SMTP توصیه می شود، مقاله راهنمای جامع و تفاوت های کلیدی ۳ پروتکل اصلی ایمیل را نیز مطالعه فرمایید.

🔔 توجه: از وارد کردن IP یا دامنه به‌جای hostname خودداری کنید؛ چرا که در صورت تغییر IP سرور یا انتقال سایت، اتصال شما با مشکل مواجه خواهد شد.

🔔 توجه: مقدار hostname سرور برای هاست های تهیه‌شده از IRPOWER از طریق ایمیلی با عنوان “مشخصات سرویس” برای شما ارسال می‌شود. در صورتی که این ایمیل را دریافت نکرده‌اید یا موفق به مشاهده آن نشده‌اید، لطفاً از طریق سامانه پشتیبانی با ما در تماس باشید.

 

مراحل تنظیم ایمیل در Outlook در نسخه های ۲۰۰۷ تا ۲۰۱۶

 

قدم ۱ تنظیم ایمیل در Outlook. باز کردن بخش Account Settings از منوی Tools

• در Outlook 2013 تا ۲۰۱۶ از طریق منوی File وارد بخش Account Settings شوید و مجدداً روی گزینه Account Settings کلیک کنید.

قدم ۲ تنظیم ایمیل در Outlook. ایجاد حساب جدید

• گزینه New را انتخاب نمایید.

• چک‌باکس Manually configure server settings را فعال کنید.

• گزینه POP or IMAP را برگزینید و روی Next کلیک کنید.

قدم ۳ تنظیم ایمیل در Outlook. وارد کردن مشخصات حساب

در این مرحله باید اطلاعات زیر را وارد کنید:
• Your Name: نام نمایشی شما (برای گیرندگان ایمیل نمایش داده می‌شود)
• Email Address: آدرس کامل ایمیل (مانند [email protected])
• Account Type: انتخاب بین IMAP یا POP3
(IMAP برای مدیریت آنلاین و چندکاربره (توصیه می شود)، POP3 برای دانلود ایمیل‌ها به سیستم)
• Incoming Mail Server: مقدار hostname سرور ورودی
• Outgoing Mail Server (SMTP): مقدار hostname سرور خروجی
• Username: آدرس کامل ایمیل
• Password: رمز عبور

 

قدم ۴ تنظیم ایمیل در Outlook. تنظیمات پیشرفته

روی More Settings کلیک کنید و سپس:

در تب Outgoing Server:
• گزینه My outgoing server (SMTP) requires authentication را فعال کنید.

در تب Advanced:
• Incoming Server: برای POP3 پورت ۱۱۰ (بدون رمز نگاری و SSL) یا ۹۹۵ (با رمز نگاری و SSL) و برای IMAP پورت ۱۴۳ (بدون رمز نگاری و SSL) و ۹۹۳ (با رمز نگاری و SSL)
• Outgoing Server (SMTP): پورت ۵۸۷ (بدون رمز نگاری و SSL) یا ۴۶۵ (با رمز نگاری و SSL) استفاده فرمایید.
• Use the following type of encrypted connection: در صورتی که از پورت بدون رمز نگاری و SSL استفاده می نمایید، روی None و در صورتی که از پورت با رمزنگاری و SSL استفاده می نمایید، روی SSL تنظیم شود.
• This server requires an encrypted connection: برای پورت های بدون رمز نگاری و SSL غیرفعال و برای پورت ها با رمزنگاری و SSL فعال باشد.
• در صورت تمایل به نگه‌داری نسخه‌ای از ایمیل در سرور، گزینه Leave a copy of messages on the server را فعال نمایید.

 

قدم ۵ تنظیم ایمیل در Outlook. تست اتصال 

• روی دکمه Test Account Settings کلیک کنید.
• در صورتی که هر دو تست با موفقیت و تیک سبز انجام شود، اتصال برقرار است.
• روی Next و سپس Finish کلیک کنید.

مراحل تنظیم ایمیل در Outlook در نسخه های ۲۰۱۹ و جدیدتر

 

برای تنظیم ایمیل در نسخه‌های جدید Microsoft Outlook (مانند ۲۰۱۹ و ۲۰۲۱) ، می‌توانید مراحل زیر را دنبال کنید:

 

قدم ۱ تنظیم ایمیل در Outlook. افزودن حساب جدید:

 

نرم افزار outlook را باز کنید تا از شما ایمیل مد نظر جهت اتصال را درخواست نماید.

• در صورتی که قبلا از نرم افزار Outlook استفاده نموده اید یا صفحه درخواست ایمیل مشاهده نشد، می توانید از منوی File گزینه Add Account را انتخاب کنید.

 

قدم ۲ تنظیم ایمیل در Outlook. وارد کردن آدرس ایمیل:

 

• آدرس کامل ایمیل خود (مثلاً [email protected]) را در قسمت مربوطه وارد کنید.
• روی گزینه Advanced options کلیک کرده و تیک گزینه Let me set up my account manually را فعال کنید.
• سپس روی Connect کلیک کنید.

قدم ۳ تنظیم ایمیل در Outlook. انتخاب نوع حساب:

 

• در صفحه جدید، نوع حساب را IMAP یا POP انتخاب کنید. پیشنهاد می‌شود از IMAP استفاده کنید تا ایمیل‌ها روی سرور باقی بمانند و در دستگاه‌های مختلف قابل دسترسی باشند.

قدم ۴ تنظیم ایمیل در Outlook. وارد کردن تنظیمات سرور:

 

در مرحله‌ی بعد باید اطلاعات سرور ورودی و خروجی را وارد کنید. این اطلاعات را می‌توانید از پنل کاربری هاست خود یا ایمیلی که هنگام ایجاد حساب دریافت کرده‌اید، بردارید:

Incoming mail:

• Server: آدرس hostname سرور
• Port: برای POP3 پورت ۱۱۰ (بدون رمز نگاری و SSL) یا ۹۹۵ (با رمز نگاری و SSL) و برای IMAP پورت ۱۴۳ (بدون رمز نگاری و SSL) و ۹۹۳ (با رمز نگاری و SSL)
• Encryption method: در صورتی که از پورت بدون رمز نگاری و SSL استفاده می نمایید، روی None و در صورتی که از پورت با رمزنگاری و SSL استفاده می نمایید، روی SSL/TLS یا STARTTLS تنظیم شود.

Outgoing mail (SMTP):

• Server: آدرس hostname سرور
• Port: پورت ۵۸۷ (بدون رمز نگاری و SSL) یا ۴۶۵ (با رمز نگاری و SSL) استفاده فرمایید.
• Encryption method: در صورتی که از پورت بدون رمز نگاری و SSL استفاده می نمایید، روی None و در صورتی که از پورت با رمزنگاری و SSL استفاده می نمایید، روی SSL/TLS یا STARTTLS تنظیم شود.

قدم ۵ تنظیم ایمیل در Outlook. وارد کردن اطلاعات ورود:

 

• Username: آدرس کامل ایمیل (مثلاً [email protected])
• Password: رمز عبور ایمیل

سپس روی Next کلیک کنید تا Outlook اطلاعات را بررسی و تست اتصال را انجام دهد.

 

قدم ۶ تنظیم ایمیل در Outlook. پایان تنظیمات:

 

اگر اتصال با موفقیت انجام شود، پیام “Account setup is complete” نمایش داده می‌شود. در این صورت روی Done کلیک کنید.

 

نکات مهم امنیتی و فنی تنظیم ایمیل در Outlook

 

• در نسخه‌های جدید Outlook، اگر اتصال خودکار با SSL برقرار نشد، بهتر است به صورت دستی گزینه‌ی “Change account settings” را فعال کنید تا تنظیمات رمزنگاری (Encryption) و پورت‌ها را شخصاً وارد نمایید.

• اگر رمز عبور اشتباه وارد شده باشد یا سرور SMTP نیاز به احراز هویت داشته باشد و پیکربندی نشده باشد، ممکن است ایمیل ارسال نشود.

• در صورتی که پس از مدتی اتصال ایمیل شما قطع شد، بررسی کنید که DNS یا IP سرور تغییر نکرده باشد.

• به‌جای استفاده از نام دامنه در فیلدهای مربوط به سرورها، حتماً hostname صحیح سرور را وارد نمایید.

• در برخی موارد استفاده از پروتکل IMAP به‌جای POP3 توصیه می‌شود تا هماهنگی بهتری بین نسخه آنلاین و آفلاین ایمیل‌ها وجود داشته باشد.

 

جایگزین پیشنهادی: Mozilla Thunderbird

 

با وجود محبوبیت Outlook، گاهی ممکن است در اتصال به سرورهای ایمیل یا هماهنگی با برخی هاست‌ها دچار مشکل شوید. در این شرایط استفاده از نرم‌افزار Mozilla Thunderbird که رایگان و متن‌باز است، می‌تواند راهکار مناسبی باشد.

توصیه می شود آموزش تنظیم ایمیل در Thunderbird را نیز مطالعه فرمایید.